Karakteristik dan Aspek – Aspek Manajemen Proyek

Aspek-Aspek Internal Manajemen yang Harus Diperhatikan dalam pengembangan dan Implementasi Teknologi Informasi di Perusahaan

karakteristik dan aspek-aspek yang mempengaruhi manajemen proyek Tuntutan untuk menguasai pengetahuan dan keterampilan manajemen proyek bagi para manajer akan meningkat di .Manajemen Integrasi Proyek adalah tiang penyangga yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh Manajemen Integrasi Proyek karena aspek inilah yang akan memadukan kedelapan aspek .Analisis manajemen proyek berfungsi untuk: (1) menganalisis aspek-aspek yang akan mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu proyek yang diusulkan; .berisi penduduk pedesaan, proyek-proyek yang memfokuskan pada Proyek-proyek yang memfokuskan pada buku.

Teknologi dan globalisasi bisnis telah menciptakan lingkungan persaingan baru di abad ke-21. Teknologi globaliasi telah berinteraksi untuk menciptakan revolusi yang berkelanjutan. Secara khusus, pengembangan dan penggunaan teknologi baru telah memfasilitasi meningkatnya globalisasi.
Saat ini, Internet telah membuka jalan kemudahan bagi komunikasi dan koordinasi yang cepat dan efektif antara unit-unit dan operasi global. Teknologi ini juga memfasilitasi relasi bisnis-ke-bisnis (B2B). Banyak perusahaan sekarang yang berlomba untuk bergabung dengan revolusi e-commerce.
Dua trend-Internet dan komunikasi nirkabel-juga penggunaan kombinasi keduanya (Internet dihubungkan dengan telepon bergerak), memfasilitasi peningkatan e-commerce dengan basis global. Walaupun e-commerce pada awalnya meluas di Amerika Serikat dan Eropa Barat karena kedua wilayah ini mendedikasikan dirinya pada infrastruktur telekomuniksi dan komputer, sekarang e-commerce telah menjadi revolusi global yang dimungkinkan oleh ketersediaannya yang lebih luas dari penggunaan peralatan komunikasi tanpa kabel.
Para pelaku bisnis di Indonesia saat ini telah merasakan ketergantungan mereka semakin meningkat terhadapat teknologi informasi dan komunikasi, dan tidak lama lagi teknologi yang lebih spesifik yaitu aplikasi internet akan mendominasi praktek bisnis. Meskipun demikian, tidak sedikit perusahaan yang masih mencari bentuk teknologi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhannya.
Dalam perkembangannya, ternyata teknologi informasi tidak sekedar memberikan manfaat efisiensi semata, namun lebih jauh lagi menawarkan beragam jenis value yang lain, seperti: peningkatan efektivitas, perbaikan kontrol internal, penciptaan keunggulan kompetitif, pembentukan citra atau “image” usaha, pemutakhiran proses kerja, percepatan pengambilan keputusan, penghapusan kesalahan operasional, dan lain sebagainya.
Namun demikian, perusahaan juga tidak bisa secara gegabah mengeluarkan investasi untuk implementasi Teknologi Informasi, karena tentu saja harus memperhitungkan cost dan benefit yang dihasilkannya. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan semacam blue print yang sering disebut sebagai IT Master Plan sebagai dasar perusahaan dalam melakukan implementasi Teknologi Informasi.
Implementasi Teknologi Informasi (TI) di suatu perusahaan atau organisasi sebagai basis dalam rangka penciptaan layanan yang berkualitas dan optimalisasi proses bisnis sangatlah beresiko. Resiko timbul manakala penerapan TI tidak mampu membantu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.
IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Perusahaan. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan.
Yang perlu menjadi catatan penting adalah bahwa IT Master Plan merupakan turunan dari Business Plan perusahaan. Teknologi informasi diimplementasikan sebagai tool untuk membantu perusahaan dalam mencapai visi dan misinya. Karena itu, tanpa ada visi dan misi yang jelas dari perusahaan, IT Master Plan juga tidak bisa dibangun.
Banyak sekali manfaat IT Master Plan untuk perusahaan, beberapa di antaranya adalah: IT Master Plan akan menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi. Dengan demikian, perusahaan tidak lagi sekedar beli ataupun install, tetapi mempunyai perencanaan yang baik.
Karena IT Master Plan harus mengacu pada Business Plan perusahaan, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami visi-misi perusahaan, target dan tujuan yang akan dicapai perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Dari situ kita bisa melakukan breakdown secara lebih detil kebutuhan informasi bisnis seperti apa yang dibutuhkan.
Kebutuhan informasi itu misalnya: “Informasi real time tentang kondisi keuangan, profil pelanggan, efektifitas marketing channel, produktifitas setiap pekerja, produktifitas mesin, inventory, profitabilitas setiap produk”, dan berbagai informasi spesifik lain yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Dari berbagai kebutuhan informasi bisnis inilah yang kemudian diterjemahkan menjadi kebutuhan sistem dan teknologi seperti apa yang harus diimplementasikan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Biasanya, kebutuhan sistem dan teknologi informasi ini pada saat implementasi diterjemahkan secara teknis menjadi kebutuhan aplikasi perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) .
Dalam proses ini juga menjabarkan bagaimana perusahaan mengelola berbagai sumber daya yang ada mulai dari aspek organisasi, personel, maupun perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang akan diimplementasikan.
Bagian akhir dari IT Master Plan adalah apa yang disebut sebagai manajemen proyek yang harus diimplementasikan perusahaan. Pada bagian ini dipetakan proyek IT apa yang menjadi skala prioritas perusahaan dibandingkan dengan proyek yang lain. Manajemen proyek juga mengatur kalender impelementasi setiap proyek hingga kurun waktu tertentu, misalnya dalam tiga hingga lima tahun ke depan. Hal ini akan sangat berguna bagi perusahaan dalam mengatur sumber daya mulai dari keuangan, SDM, dan berbagai sumber daya lain yang terkait.
Cara yang paling ampuh untuk melihat sejauh mana sebuah perusahaan telah memiliki kinerja pemanfaatan sumber daya yang optimal adalah dengan melakukan proses “IT Audit” atau yang oleh beberapa praktisi disebut sebagai “Information Technology Effectiveness Review”. Melalui aktivitas audit ini perusahaan tidak saja dapat secara jelas dan detail mengetahui tingkat optimalisasi pemakaian sumber daya teknologi informasi yang dimilikinya, namun di sisi lain dapat pula memperoleh informasi mengenai aspek-aspek penting lainnya, seperti: profil resiko bisnis yang dihadapi, tingkat efektivitas penggunaan teknologi informasi, gambaran kesepadanan manfaat dengan biaya yang harus dikeluarkan untuk membangun aplikasi, dan lain sebagainya.
Pendekatan lain yang kerap dipergunakan pula untuk menilai tingkat optimalisasi penerapan teknologi informasi adalah dengan menggunakan konsep “Capability Maturity Model” yang pada mulanya diperkenalkan oleh Software Engineering Institute (Carnegie-Mellon University) dan kemudian dikembangkan oleh Information Technology Governance Institute dalam metode COBIT-nya (Common OBjectives for Information and related Technology), dimana tingkat kematangan manajemen sistem dan teknologi informasi dapat dibagi menjadi 6 (enam) level, yaitu masing-masing:
1.    Nothing, adalah kondisi dimana perusahaan sama sekali tidak perduli terhadap pentingnya teknologi informasi untuk dikelola secara baik oleh manajemen.
2.    Ad-Hoc, adalah kondisi dimana perusahaan secara reaktif melakukan penerapan dan implementasi teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan mendadak yang ada, tanpa didahului dengan perencanaan sebelumnya.
3.    Repeatable, adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki pola yang berulang kali dilakukan dalam melakuan manajemen aktivitas terkait dengan tata kelola teknologi informasi, namun keberadaannya belum terdefinisi secara baik dan formal sehingga masih terjadi ketidakkonsistenan.
4.    Defined, adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki prosedur baku formal dan tertulis yang telah disosialkan ke segenap jajaran manajemen dan karyawan untuk dipatuhi dan dikerjakan dalam aktivitas sehari-hari.
5.    Managed, adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki sejumlah indikator atau ukuran kuantitatif yang dijadikan sebagai sasaran maupun obyektif kinerja setiap penerapan aplikasi teknologi informasi yang ada.
6.    Optimised, adalah kondisi dimana perusahaan dianggap telah mengimplementasikan tata kelola manajemen teknologi informasi yang mengacu pada best practice.
Dengan menggunakan “tools” yang telah disediakan COBIT (dimana harus dilakukan analisa terhadap 34 proses manajemen teknologi informasi), setiap perusahaan dapat melakukan kajian terhadap tingkat kematangan manajemen teknologi informasinya. Tentu saja semakin optimal perusahaan dalam mengelola sumber daya teknologi informasinya, akan semakin tinggi nilai akhir tingkat kematangan yang diperoleh. COBIT juga memberikan sejumlah panduan bagi perusahaan yang berniat untuk meningkatkan tingkat kematangannya, agar yang bersangkutan dapat memperbaiki tingkat optimalisasi yang ada tanpa mengesampingkan pencapaian manfaat bisnis yang dicanangkan.
Pada beberapa kasus, IT Master Plan memang biasanya mengalami revisi sesuai dengan dinamika bisnis dan kebutuhan perusahaan. Tetapi tentu saja, implementasi IT yang kadang bisa jadi sangat mahal akan lebih mudah dikelola resikonya dan dikontrol jika perusahaan mempunyai IT Master Plan yang baik.
Implementasi teknologi informasi (TI) adalah suatu bentuk perubahan di dalam perusahaan atau organisasi. Dengan begitu, kita tidak bisa memisahkan persoalan teknis, yang terkait dengan TI, dengan persoalan non-teknis, seperti manajemen perubahan. Hal ini harus dipikirkan dan dicarikan solusinya secara komprehensif demi kesuksesan implementasi TI tersebut.

Hanya saja, pengalaman menunjukkan bahwa seringkali suatu proyek implementasi TI menganggap manajemen perubahan sebagai persoalan sekunder, sehingga tidak dipikirkan dengan baik. Seringkali perhatian yang sangat serius diberikan hanya pada aspek teknis TI. Hal inilah yang berpotensi menggagalkan proyek implementasinya di berbagai perusahaan atau organisasi.

Berbagai literatur menunjukkan setidaknya ada tiga jenis kesalahan (error) yang berkaitan dengan TI ini. Pertama, kesalahan teknis (technical error) yang berkaitan dengan kualitas teknis yang rendah. Kedua, kesalahan fungsional (functionality error) yang berkaitan dengan ketidaksesuaian antara fungsi teknologi dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi. Ketiga, kesalahan manusia (human error) yang secara garis besar berkaitan dengan kemampuan (skill) dan kemauan (motivation) karyawan untuk menggunakan teknologi tersebut.

Ketiga jenis kesalahan ini sudah harus dipikirkan sejak awal proyek implementasi tersebut dimulai. Tulisan ini akan memberikan perhatian khusus pada kesalahan ketiga, yaitu human error, yang terkait dengan kemampuan melakukan manajemen perubahan sejalan dengan implementasi TI dalam perusahaan.
Risiko-risiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT, di antaranya:
·    Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.
·    Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.
·    Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.
·    Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.
Dengan adanya perencanaan yang jelas, diharapkan perusahaan bisa mengelola resiko tersebut dengan baik sejak awal.
Jika kita sepakat bahwa implementasi TI dalam perusahaan atau organisasi merupakan suatu bentuk perubahan, dan tunduk pada hukum-hukum manajemen perubahan, maka hal akan berimplikasi pada kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek TI.
Manajer proyek TI juga harus membekali dirinya dengan kemampuan manajemen perubahan yang meliputi berbagai keahlian berikut:
§    Kemampuan membangun koalisi dengan berbagai pihak atau unit kerja lainnya di dalam perusahaan. Jika tidak dilakukan, maka proyek TI yang dicanangkan akan mendapatkan dukungan yang kecil, atau bahkan tidak sama sekali, dan tentu saja ini menggiring proyek tersebut ke arah kegagalan. Koalisi diperlukan karena implementasi TI bukanlah sesuatu yang berdiri sendiri. Ini terkait dengan berbagai aspek lainnya di dalam perusahaan atau organisasi, sehingga seorang manajer proyek TI harus mendapatkan dukungan dari manajer lain, seperti manajer sumber daya manusia, manajer unit fungsional, dan tentunya manajemen puncak.
§    Kemampuan mengomunikasi visi dengan baik. Mengapa kita perlu teknologi yang baru? Apa salahnya teknologi yang ada saat ini? Apa dampaknya terhadap bisnis? Keunggulan kompetitif apa yang dijanjikan teknologi baru tersebut? Bayangkan jika semua pertanyaan ini tidak terjawab, maka bisa dipastikan manajemen puncak perusahaan dan para manajer unit kerja lainnya akan menolak gagasan implementasi teknologi baru, apalagi memberi dukungan.
§    Kemampuan memanajemeni tim lintas fungsional dengan baik. Jika selama ini seorang manajer proyek TI dianggap hanya cukup memiliki kemampuan memanajemeni tim yang terdiri dari para pekerja TI, maka sesungguhnya hal itu keliru. Proyek TI melibatkan berbagai pihak di dalam perusahaan, sehingga anggota timnya juga terdiri dari berbagai pihak dari unit-unit di dalam perusahaan atau organisasi. Karakteristik anggota tim ini tentu saja beragam, dan di sinilah manajer proyek TI dituntut keahliannya dalam mamanajemeni tim
Setiap perusahaan memiliki struktur organisasinya masing-masing, yang dikembangkan berdasarkan proses bisnis yang ada. Secara umum, pimpinan paling tinggi (seperti misalnya Presiden Direktur, Direktur Utama, atau Chief Executive Officer) bertanggung jawab terhadap kinerja perusahaannya, termasuk dalam hal implementasi teknologi informasi.
Untuk membantu tugasnya, biasanya ditunjuk seseorang dengan jabatan khusus yang bertanggung jawab terhadap proses perencanaan dan pengembangan sistem dan teknologi informasi di perusahaan. Tugas utama yang bersangkutan ini adalah untuk menjamin lancarnya implementasi teknologi informasi (TI), sehingga dapat memberikan kontribusi signifikan bagi operasional dan perkembangan bisnis sehari-hari. Tinggi rendahnya posisi orang ini sangat ditentukan oleh posisi dan peranan TI bagi perusahaan. Semakin kritikal fungsi TI, biasanya semakin tinggi pula jabatan penanggung jawabnya di dalam organisasi. Jabatan tertinggi adalah pada level Direktur (anggota Direksi) atau Chief Information Officer (CIO).
Melihat bahwa keberadaan TI ditujukan untuk meningkatkan kualitas kinerja SDM (employees empowerment), seorang CIO memiliki tugas memasyarakatkan teknologi informasi agar digunakan secara aktif untuk para karyawan perusahaan.
Selain pemberian program-program pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. Caranya bisa beraneka ragam, mulai dari yang bersifat hiburan (entertainment) – seperti melalui permainan pada saat rekreasi perusahaan (company outing) – sampai dengan yang sangat serius, seperti diadakannya workshop khusus. Tujuannya adalah agar para karyawan akrab dengan komputer (computer literate), sehingga selain dapat meningkatkan kualitas kerja mereka, inovasi-inovasi baru berupa ide-ide pengembangan di masa mendatang akan turut berpengaruh pada pengembangan sistem informasi di perusahaan.
Suatu kali seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan dapat “memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkan TI untuk membantunya melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari.
Berdasarkan pengamatan dan kajian terhadap implementasi TI, khususnya di perusahaan-perusahaan Indonesia, nampaknya hal yang menjadi kunci sukses utama adalah aspek leadership atau kepemimpinan dari seorang Presiden Direktur.
Pimpinan perusahaan ini harus dapat menjadi “lokomotif” yang dapat merubah paradigma pemikiran (mindset) terhadap orang-orang di dalam organisasi yang belum mengetahui manfaat strategis dari teknologi informasi bagi bisnis perusahaan.
Disamping itu, yang bersangkutan harus memiliki rencana strategis atau roadmap yang jelas terhadap pengembangan teknologi informasi di perusahaannya dan secara konsisten dan kontinyu disosialisasikan ke seluruh jajaran manajemen dan stafnya. Hal-hal semacam business plan, kebijakan (policy), masterplan, cetak biru, dan lain sebagainya dapat dijadikan sebagai alat untuk membantu manajemen dalam usahanya untuk mengembangkan TI secara holistik, efektif, dan efisien.
Hakekat penerapan sebuah aplikasi teknologi informasi adalah untuk memberikan nilai tambah bagi organisasi yang menerapkannya, dimana dalam perusahaan komersial prinsip ini disebut sebagai business value of information technology. Dalam implementasinya, besarnya manfaat tersebut memang harus sepadan dengan tingginya biaya yang perlu dialokasikan untuk membangun aplikasi tersebut. Oleh karena itulah maka setiap inisiatif penerapan aplikasi teknologi informasi di perusahaan selalu dimulai dengan melakukan kajian biaya dan manfaat atau yang lebih dikenal sebagai cost and benefit analysis.
(Mengambil referensi dari berbagai sumber)
***

copyright : http://www.freewebs.com/

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: